Personalmente ritengo che sia sconsigliato acquistare un software a scatola chiusa, soprattutto se l’investimento è notevole. Noi prima di trovare quello giusto abbiamo “sprecato” migliaia di euro in software che poi abbiamo dovuto cestinare, anche se avevamo assistito prima a delle dimostrazioni (magari in fiera). Infatti, quando il software te lo fa vedere un dimostratore dell’azienda che lo produce, sembra che tutto sia funzionale e bellissimo; poi, quando vai ad utilizzarlo, ti rendi conto dei limiti (spesso numerosi) che ha.
Quel che conta, quindi, per me è la reputazione che ha la software house su quel prodotto specifico. Infatti, non è detto che un’azienda che produca un certo numero di software sia competitivo per tutti quelli che ha a catalogo! Normalmente è così, ma non è una regola fissa questa.
Come già detto, noi utilizziamo con successo il software Blumatica Safety, prodotto dalla Blumatica, che per noi è il software migliore sul mercato, perché rispetto agli altri ha 3 vantaggi principali:
1. È flessibile e personalizzabile senza alcun limite da chi lo utilizza. Per esempio, le banche dati possono essere modificate direttamente in Word, quindi in maniera estremamente semplice; così come è possibile modificare la matrice dei rischi, ecc, ecc
2. Possiede della banche dati molto ampie e professionali, che permettono davvero di risparmiare molto tempo e, spesso, rappresentano anche una vera e propria “guida” operativa sulle diverse e specifiche problematiche;
3. E’ integrato e modulare, ovvero, oggi puoi acquistare solo il modulo per la valutazione dei rischi sul lavoro, domani anche quello per i cantieri e per l’antincendio, ritrovandoti tutto integrato in un unico ambiente, senza dovere installare o aggiornare nulla. I dati sono gestiti in maniera integrata e centralizzata e, quindi, non occorre mai inserire lo steso dato più di una volta (dai nomi delle aziende a quelli dei lavoratori, per intenderci).
Pertanto, il mio consiglio è questo: prima di acquistare un software bisogna vederlo in funzione, facendotelo spiegare da un funzionario dell’azienda o da un tuo collega che già lo possiede. Nel primo caso, è bene “rompere le scatole” al dimostratore chiedendo di fare anche altri esempi; infatti, spesso loro si “costruiscono” le dimostrazioni con esempi belli e fatti che ti fanno sembrare tutto molto funzionale; poi, come vuoi fare una cosa diversa, emergono i problemi. A quel punto, se il dimostratore va in tilt o non riesce a fornire medesima qualità di contenuti rispetto all’esempio da egli costruito, probabilmente dovreste cercare un’altra software house.
Ovviamente, non tutte le software house possono dimostrare il prodotto ad ogni cliente, perché i costi sarebbero improponibili. Quindi, in funzione del costo del prodotto che si desidera acquistare e della vicinanza tra cliente e dimostratore, si potrà o meno ottenere una dimostrazione del prodotto. Io non ci sono mai riuscito se non nelle fiere. Ho infatti acquistato spesso (all’inizio) al buio, leggendo solo la loro documentazione. Poi con il tempo ho imparato a frequentare le fiere e a farmi spiegare li il software. E così abbiamo scelto Blumatica, e ci troviamo benissimo.
Molte software house, come blumatica, mettono a disposizione dei demo multimediali, che spiegano con audio e video come funziona il software, ed altra documentazione (elenco delle banche dati, ecc.). Altre ancora mettono a disposizione delle versioni trial a tempo (normalmente a 30 gg) ma con archivi limitati; in tal caso, le trovo scomode ed inutili perché dovresti perderci moltissimo tempo per comprenderne il funzionamento e, una volta capito, no hai modo comunque di apprezzarli per via degli archivi o di talune funzionalità limitate. Altri ancora, possono fare delle demo a distanza tramite internet (e possono anche,come fa sempre Blumatica, offrirti assistenza da remoto, una cosa molto ma molto comoda).
Concludendo, non affidate nulla al caso. Chiedete in giro, navigate in internet, leggete tutta la documentazione che mettono a disposizione sui propri siti le software house (altra regola che mi sento di consigliare: più documentazione offre l’azienda più vuol dire che il prodotto è buono, perché vuol dire che non hanno “nulla da nascondere”), chiedete se è possibile avere una dimostrazione (seguendo i suggerimenti di cui sopra) o di avere almeno un colloquio telefonico con un tecnico che possa spiegare come il software funziona (che filosofia adotta, se è personalizzabile e fino a che livello, se al suo interno possiede banche dati per questa o quell’altra attività di Vs. interesse, ecc., ecc.).
Spero di essere stato utile, visto che, me ne sto rendendo conto solo ora, ho scritto un vero e proprio romanzo su questo tema
come è possibile acquistare un software senza neppure averlo provato ? 